Close

11 april 2018

Verhalen van #clubcaasleden; Dennis Roos

#clubcaas heeft ondertussen meer dan 75 leden. Allemaal ondernemers, of ondernemende mensen uit Noord-Holland. #clubcaas is een plek voor IT’ers, creatievelingen in de mediasector, marketeers en online helden. Zoveel leden en zoveel kennis. De netwerkborrels zijn bij uitstek geschikt om elkaar te leren kennen en te ontdekken wat we voor elkaar kunnen betekenen. Maar zoals het bij veel netwerkborrels gaat, het is vooral ook heel gezellig. 

Hoog tijd om de namen en rugnummers wat beter in de picture te zetten!

Dennis Roos; de specialist in vinden!

Een ondernemer uit Volendam, geboren in Bergen en woonachtig Heerhugowaard. Dit is in het kort de bio van Dennis. Hij is sinds 2 jaar lid van de club maar al 10 jaar aan het ondernemen. 

Dennis is dé specialist in digitale archieven en document management systemen. Dat klinkt misschien een beetje corporate, maar zelfs voor startende ondernemers en kleinere bedrijven is dit heel interessant. 

CloudCompagnon en Solid Flows

“Corporate, MKB en ZZP; ze hebben gemeen dat ze allemaal wel eens wat kwijt zijn, zoals documenten, bestanden e-mails of aantekeningen. Je werkt samen met andere mensen aan een project, of slaat documenten op van en voor opdrachtgevers. Maar het terugvinden als je ze nodig hebt is nog wel eens een uitdaging. Wij zorgen dat ze die documenten veilig, en op de juiste manier archiveren in een document management systeem (dms). Je kunt ze dan snel en gemakkelijk terugvinden en je werkt efficiënter samen.” aldus Dennis. “Nog een maandje en dan treedt de nieuwe AVG wetgeving in werking. Heel veel ondernemers beseffen nog steeds niet welke enorme gevolgen dit kan hebben.” Naast verscherpte regels en toezicht op het gebruik van data en informatie bestaat ook het recht om vergeten te worden. “Voor veel ondernemers is dit een onmogelijke opgave, hoe ga je bewijzen dat je alle documenten en informatie van een (potentiële) klant hebt gewist, wanneer je dit op verschillende plekken hebt? In ons vakgebied zijn we al jaren bezig met wetgeving rond bewaartermijnen van documenten en het vastleggen dat deze zijn gewijzigd of vernietigd, voor ons dus niets nieuws. Met een goed document management systeem is de AVG een koud kunstje.”

Van corporate naar ZZP’ers; hoe het begon

“Het maakte niet uit op welke verjaardag of borrel ik stond, ik hoorde altijd hetzelfde verhaal. IT systemen werken niet, documenten zijn onvindbaar en wat ze op de IT afdelingen bedenken werkt in de praktijk niet goed.” Omdat Dennis en zijn collega veel kennis van archiveren en IT systemen hebben besluiten ze in dit gat te springen en zo ontstond Solid Flows. “Samen zijn we als consultants aan de slag gegaan, in het begin werkten we vooral voor de grote organisaties. De ene keer was het de implementatie van een document management systeem, de andere keer ging het om het digitaliseren van een fysiek archief. Wij waren -en zijn- de brug tussen de IT leveranciers en de eindgebruikers.”

Laag instappen tegen een aantrekkelijk tarief 

De afgelopen jaren zagen de ondernemers een grote verschuiving op de markt. “Door het flexwerken en digitalisering zagen we bij ZZP en MKB ondernemingen steeds meer behoefte aan online dossiers, archieven maar ook mogelijkheden om samen te werken. Een dms zoals wij die kennen is voor deze ondernemingen veel te kostbaar, dus verzand men in gratis oplossingen zoals bekende Amerikaanse clouddiensten” Om deze kleinere bedrijven en ZZP’ers ook te kunnen bedienen hebben Dennis en zijn collega zelf een online document management systeem ontworpen en laten bouwen waarin ruim 20 jaar ervaring is verwerkt. Zo is CloudCompagnon geboren. “Instappen CloudCompagnon kan al vanaf €12,50 per maand. Voor dit bedrag krijg je niet alleen een digitaal archief, maar ook de mogelijkheid om alle informatie over je relaties bij te houden op een veilige en rechtmatige manier. Eigenlijk is het hiermee ook een soort CRM systeem.” Naast versiebeheer, het razendsnel kunnen terugvinden van je documenten en bestanden en het werken aan taken, is CloudCompagnon natuurlijk ook ingericht op de nieuwe Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). “Bewaartermijnen en daarmee vernietiging is automatisch geregeld. Kortom: Documentbeheer dat voor je werkt.” 

Van honderden naar duizenden

Dennis en zijn compagnon gaan de komende maanden flinke stappen zetten. “We hebben nu een stevige basis en een product dat we scherp in de markt hebben gezet, de komende maanden willen we het aantal gebruikers flink gaan opschalen.”